کارهای تکراری شرکت‌تان را با Google Workspace Studio خودکار کنید.

یکی از کاربردهای مهم هوش مصنوعی مولد، انجام کارهای تکراری و زمان‌بری است که معمولاً بخش زیادی از وقت تیم‌ها را می‌گیرد. Google Workspace Studio دقیقاً برای همین موضوع ساخته شده؛ ابزاری که با کمک Gemini می‌تواند بدون نیاز به برنامه‌نویسی، فرایندهای کاری داخل سرویس‌های Google Workspace را خودکار کند. کافی است به زبان ساده توضیح دهید چه کاری می‌خواهید انجام شود تا سیستم یک جریان کاری برایتان بسازد.

چه کارهایی را می‌توان خودکار کرد؟

برای مدیریت ایمیل‌ها، می‌توان Agentهایی ساخت که پیام‌های مهم یا ایمیل‌هایی که نیاز به اقدام دارند را شناسایی و علامت‌گذاری کنند. حتی امکان ارسال اعلان در Google Chat هنگام دریافت پیام از افراد خاص وجود دارد.

یک کاربرد ساده‌تر، تهیه خلاصه روزانه از ایمیل‌های خوانده‌نشده است؛ به این ترتیب لازم نیست تک‌تک پیام‌ها را باز کنید تا ببینید چه اتفاقی افتاده است.

در بخش مدیریت فایل‌ها هم می‌توان پیوست‌های Gmail را به‌صورت خودکار داخل پوشه مشخصی در Google Drive ذخیره کرد. اطلاعات موجود در فایل‌های پیوست نیز می‌تواند استخراج شده و مستقیماً داخل Google Sheets ثبت شود؛ کاری که در حالت عادی نیازمند ورود دستی اطلاعات است.

مدیریت جلسات

Workspace Studio می‌تواند پیش از جلسه، بر اساس اطلاعات رویداد، فهرست افراد دعوت‌شده و فایل‌های پیوست‌شده، خلاصه‌ای برای جلسه آماده کند.

بعد از جلسه هم می‌توان جریان کاری دیگری تعریف کرد که موارد و وظایف مشخص‌شده را ثبت کند، آن‌ها را ترجمه کند و حتی یک ایمیل پیگیری برای اعضای تیم آماده کند. گوگل نیز در معرفی رسمی Studio روی خودکارسازی آماده‌سازی جلسات و کارهای پس از آن تأکید کرده است.

ترجمه و گزارش‌های روزانه

برای کارهایی که مرتباً به ترجمه نیاز دارند نیز می‌توان یک Agent تعریف کرد. مثلاً متنی دریافت شود، به زبان مشخصی ترجمه شود و سپس برای فرد یا تیم دیگری ارسال شود.

ارسال خلاصه روزانه اخبار یا گزارش‌های کاری برای اعضای شرکت هم قابل خودکارسازی است. Studio از کانکتورهای آماده و افزونه‌های سفارشی پشتیبانی می‌کند تا اطلاعات بین ابزارهای مختلف شرکت جابه‌جا شود.

Google Workspace Studio چطور کار می‌کند؟

ساختار آن تا حدی شبیه اپ Shortcuts اپل است. هر جریان کاری دو بخش اصلی دارد:

• «Trigger» یا محرک؛ اتفاق یا زمان‌بندی‌ای که باعث شروع جریان می‌شود.

• «Steps» یا مراحل؛ کارهایی که بعد از فعال شدن محرک به‌ترتیب اجرا می‌شوند.

اطلاعات یک مرحله هم می‌تواند از طریق متغیرها وارد مرحله بعدی شود. مثلاً عنوان یک ایمیل دریافت‌شده می‌تواند به‌صورت خودکار داخل پیامی که در Google Chat ارسال می‌شود قرار بگیرد.

سه روش ساخت Automation

ساده‌ترین روش استفاده از Gemini است. کافی است دقیقاً توضیح دهید چه فرایندی می‌خواهید؛ Gemini محرک و مراحل آن را می‌سازد و قبل از فعال‌سازی می‌توانید همه چیز را بررسی و ویرایش کنید.

روش دوم ساخت دستی از طریق گزینه «New Flow» است. در این حالت محرک، مراحل و نام جریان را خودتان انتخاب می‌کنید.

راه سوم نیز استفاده از قالب‌های آماده است که برای سناریوهای رایج طراحی شده‌اند.

چه کسانی می‌توانند از آن استفاده کنند؟

طبق صفحه رسمی گوگل، Workspace Studio برای نسخه‌های Business و Enterprise سرویس Google Workspace در دسترس است. این سرویس همان نسخه تکامل‌یافته Google Workspace Flows است و برای ساخت، مدیریت و اشتراک‌گذاری Agentهای هوش مصنوعی داخل Workspace طراحی شده است.